Отдел делопроизводства
- Руководитель:
- Исинбаева Ольга Витальевна
- Телефон:
- 91-73-65, 91-73-66
- Факс:
- 68-58-66
- Адрес:
- 426034, Удмуртская республика, Ижевск, ул. Университетская, 1, корп. I, ауд. 230
- E-mail:
- odp@udsu.ru
Режим работы:
Понедельник-четверг: с 8:15 до 17:15
Пятница: с 8:15 до 16:00
Обед с 12:15 до 13:00
Ведущий документовед Отдела делопроизводства | Исинбаева Ольга Витальевна | 917-366 | odp@udsu.ru | I-232 |
Ведущий документовед Отдела делопроизводства | Девятых Ольга Николаевна | 917-365 | od@udsu.ru | I-230 |
Курьер Отдела делопроизводства | Свинина Полина Алексеевна | 917-366 | courier@udsu.ru | I-232 |
Документовед 2 категории Отдела делопроизводства | Мышкина Маргарита Сергеевна | 916-374 (архив) | arhiv@udsu.ru | УНБ-007 |
Ведущий архивист Отдела делопроизводства | Самарина Лариса Юрьевна | 916-374 (архив) | arhiv@udsu.ru | УНБ-007 |
Документовед Отдела делопроизводства | Николаева Елена Юрьевна | 917-365 (архив) | I-230 |
Об отделе
Отдел делопроизводства является структурным подразделением Университета.
Основные задачи и функции отдела делопроизводства
- Организация, руководство, координация, контроль и реализация работы по документационному обеспечению.
- Организация и проведение работы по внедрению современных методов и дальнейшему совершенствованию документационного обеспечения Университета.
- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив Университета.
- Оптимизация документооборота и рациональное сокращение количества форм документов.
- Разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в ФГБОУ ВО «УдГУ».
- Внедрение прогрессивных технологий обработки документов на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности университета.
- Организация повышения квалификации работников отдела делопроизводства.
В соответствии с возложенными задачами отдел делопроизводства осуществляет следующие функции:
- Разработка, внедрение инструкции по делопроизводству, внесение в нее изменений.
- Осуществление своевременной экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы с документами.
- Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу администрации поступающих документов, осуществление контроля за соблюдением требований к подготовке и оформлению документов, представляемых на подпись руководству.
- Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
- Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
- Разработка и формирование номенклатуры дел Университета, обеспечение хранения дел и оперативного использования документационной информации.
- Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
- Осуществление контроля, организация проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Университета.
- Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями университета) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
- Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
- Организация работы архива. Формирование архивных дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение хранения и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Университета в соответствии с требованиями действующего законодательства.
- Систематизация архива, создание и совершенствование справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, обеспечение их сохранности.
- Повышение квалификации работников отдела делопроизводства.
- Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела делопроизводства.
- Организация рабочих мест работников отдела делопроизводства, совершенствование условий их труда.
- Учет и хранение подлинников учредительных и организационно- распорядительных документов Университета.
- Обеспечение надлежащего хранения и правомерность использования гербовой печати Университета.
- Ведение учета печатей и штампов, используемых в деятельности Университета.
- Участие в разработке и обеспечении электронного документооборота Университета.
Номенклатура дел УдГУ на 2022 год ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо ГОСТ Р 6.30-2003. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов Приказ «О введении в действие Порядка изготовления, учета, выдачи, введения в действие, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов ФГБОУ ВО «УдГУ» № 0941/01-01-04 от 24 07 2017
Инструкция по ведению делопроизводства Университета Форма акта о выделении к уничтожению документов Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение структурного подразделения Форма внутренней описи документов дела Форма листа-заверителя дела Форма номенклатуры дел структурного подразделения Форма описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу структурного подразделения
Документы об электронном документообороте
Приказ «Об организации обучения пользователей и ответственных за работу в программе «1:С Документооборот» (модуль «Канцелярия») в ФГБОУ ВО «УдГУ» № 1434/01-01-04 от 28.11.2022 Приказ «Об организации обучения пользователей и ответственных за работу в программе «1:С Документооборот» (модуль «Канцелярия») в ФГБОУ ВО «УдГУ» № 1331/01-01-04 от 2.11.2022 Приказ «О переходе на работу в системе электронного документооборота на основе программного обеспечения «1:С Документооборот» (модуль «Канцелярия») в ФГБОУ ВО «УдГУ» № 1097/01-01-04 от 14.09.2022 Приказ «Об утверждении и введении в действие Регламента об электронном документообороте в программе «1:С Документооборот» (модуль «Канцелярия») в ФГБОУ ВО «УдГУ» № 1084/01-01-04 от 12.09.2022 Приказ «Об организации обучения ответственных за работу в программе «1:С Документооборот» (модуль «Канцелярия») в ФГБОУ ВО «УдГУ» № 985/01-01-04 от 16.08.2022 Приказ «О внедрении электронного документооборота на основе программного обеспечения «1:С Документооборот» (модуль «Канцелярия») в целях реализации Политики в области цифровой трансформации, предусмотренной Программой развития ФГБОУ ВО «УдГУ» на 2021-2030 годы, в рамках Программы стратегического академического лидерства «Приоритет-2030» № 125/01-01-04 от 9.02.2022